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Linee guida Stryker per la Sponsorizzazione degli Eventi organizzati da terzi e della partecipazione dei Professionisti del settore sanitario (“HCP”) a tali eventi (“Linee Guida sulla Sponsorizzazione”)

Sponsorizzazione di Eventi organizzati da Terzi

A. L’evento organizzato da terzi deve avere la connotazione di una conferenza indipendente, formativa, scientifica o decisionale in grado di promuovere la conoscenza scientifica, il progresso medico e la fornitura di servizi nell’ambito dell’assistenza sanitaria.

B. L’evento organizzato da terzi deve essere conforme alle linee guida stabilite da società e organizzazioni operanti professionalmente nel settore.

C. L’evento organizzato da terzi deve essere sponsorizzato e organizzato da un’associazione nazionale, multinazionale e globale che risulti legalmente e professionalmente accreditata e qualificata per gestire questo tipo di eventi. L’evento organizzato da terzi non può essere sponsorizzato da studi medici a livello individuale o di gruppo.

D. L’organizzatore o lo sponsor dell’evento deve agire in modo indipendente e non deve avere alcun conflitto di interesse, effettivo o potenziale, con Stryker o con il Distributore, con gli HCP che Stryker o il Distributore sponsorizzano per partecipare all’evento né tanto meno con i datori di lavoro di detti professionisti.

E. L’evento organizzato da terzi deve fornire una formazione e un training specifici in uno dei settori di assistenza o tecnologia medica per il quale il Distributore vende i prodotti e i servizi Stryker

F. L’evento organizzato da terzi deve prevedere un programma essenzialmente formativo ed escludere qualsiasi attività ludica o di intrattenimento. I pasti previsti devono essere modesti e subordinati agli scopi dell’evento organizzato.

G. La location e la sede dell’evento organizzato da terzi devono essere idonee e in grado di favorire (a) la realizzazione dello scopo dell’evento, (b) l’effettivo scambio di informazioni formative, scientifiche o commerciali fra i partecipanti; ed (c) essere subordinate in termini di durata del soggiorno ed enfasi alla parte commerciale e allo scopo del meeting. La location selezionata non dovrebbe costituire la maggior attrazione o la caratteristica fondamentale dell’evento e, a questo riguardo, dovrebbe essere presa in debita considerazione la possibile percezione di tale location da parte dei partecipanti. Il Distributore dovrebbe anche controllare se nella fase organizzativa dell’evento viene posta particolare enfasi sulla fase ricreativa e di intrattenimento o sulla natura della località scelta nonché sul tempo a disposizione dei partecipanti per svolgere attività ludiche basandosi sul programma stabilito per l’evento.

A meno che l’evento organizzato da terzi non sia un meeting internazionale al quale prendono parte partecipanti provenienti da diversi paesi, la location (città, nazione) dovrebbe essere in posizione centrale rispetto al luogo di residenza dei partecipanti. Si accettano eccezioni sono in casi limite, qualora non fosse ragionevolmente e legittimamente possibile organizzare l’evento in una determinata location (ad es, mancanza di strutture accettabili come un obitorio nel paese o nell’area dove risiedono gli HCP). La location deve essere facilmente accessibile ai partecipanti (ad es. nei pressi dei principali aeroporti, possibilità di avere voli diretti verso gli aeroporti più importanti) e dovrebbe essere comunemente conosciuta come uno dei principali “business centre.

L’evento dovrebbe essere organizzato in una clinica, in un laboratorio, in un centro congressuale, di formazione, in un business centre o in altro luogo appropriato in grado di favorire la trasmissione di nozioni formative e una formazione “interattiva”. Di seguito vengono indicati esempi di sedi ritenute inappropriate allo scopo:

Hotel a cinque stelle o di categoria superiore, o hotel “top category” o sedi analoghe (si consideri tuttavia che (a) il fatto che una sede venga descritta come “extra lusso” non significa necessariamente che sia inappropriata e (b) che può essere preso in considerazione il solo affitto di uno stand o spazio fieristico nel caso in cui l’organizzatore dell’evento confermasse per iscritto che non saranno utilizzati i fondi del Distributore o dell’organizzatore per coprire i costi di alloggio presso un hotel degli HCP o dei funzionari);
qualsiasi sede adibita a eventi sportivi o attività ricreative (ad es. stadi di calcio, golf club), a meno che non venga garantito che l’evento non è stato organizzato nello stesso periodo in cui, nella sede scelta, ha luogo un evento sportivo o ricreativo e che non ci sia uno scopo necessariamente ludico nel tenere l’evento presso tale sede nel periodo scelto;
sedi adibite ad attività ricreative (ad es. concert hall, sedi per festival durante il periodo in cui si svolge tale manifestazione) a meno che non venga garantito che l’evento non sia stato organizzato nello stesso periodo in cui, nella sede scelta, ha luogo un evento ricreativo e che non ci sia uno scopo necessariamente ludico nel tenere l’evento presso tale sede nel periodo scelto;
bar e night club;• imbarcazioni e
luoghi di villeggiatura o centri termali (ad es. Resort sciistico Val D’Isere) (si consideri tuttavia che, il semplice fatto che una sede sia descritta come “resort o centro termale” non significa necessariamente che sia da considerare inappropriata)

H. Gli importi delle sponsorizzazioni devono essere limitati essenzialmente per: (a) coprire i costi amministrativi e di registrazione inerenti l’evento organizzato da terzi, (b) ridurre i costi generali a carico dei partecipanti e (c) coprire gli emolumenti, i costi di viaggio, vitto e alloggio degli HCP che sono bona fide membri del corpo docenti della conferenza.

I. L’organizzatore è responsabile del controllo e della scelta del programma, del materiale, del corpo docenti, della location e del metodo formativo più idoneo; il Distributore non può fungere da consulente né essere coinvolto nella programmazione

J. L’importo previsto per la sponsorizzazione deve essere trasmesso via bonifico bancario direttamente all’organizzatore.

K. I pagamenti all’organizzatore dell’evento possono essere effettuati esclusivamente a fronte della seguente documentazione: (a) richiesta scritta da parte dell’organizzatore della conferenza che includa una valutazione sul metodo di calcolo usato per stabilire l’importo della sponsorizzazione, (b) un budget redatto dall’organizzatore dell’evento con i costi dettagliati relativi alla conferenza e (c) un accordo scritto che contenga i riferimenti relativi a FCPA e Medtech ( riportati negli allegati 10 e 12 del Contratto di Distribuzione) firmato sia dal Distributore sia dall’organizzatore dell’evento.

Sponsorizzazione per la Partecipazione degli HCP ad Eventi Organizzati da Terzi.

Al fine di garantire che l’evento organizzato da terzi con la partecipazione degli HCP sia conforme alle clausole A, B, C, D, F e G di cui sopra, occorre che vengano applicate le seguenti linee guida.Resta inteso che, in esecuzione del Capitolo 2.2, parte I del Codice Medtech, a partire da primo gennaio 2018 le prescrizioni che seguono verranno applicate esclusivamente agli Eventi Formativi sulle Procedure Organizzati da Terzi e non anche alle Conferenze Formative Organizzate da Terzi.

A. La scelta degli HCP che parteciperanno all’evento si deve basare sui requisiti professionali e formativi degli HCP e in nessun modo dipendere dal fatto che abbiano fatto uso in passato o possano potenzialmente fare uso in futuro dei prodotti e dei servizi Stryker. A questo scopo, il materiale formativo fornito durante l’evento deve essere commisurato al livello di esperienza e allo status degli HCP ( ad es. solo i residenti possono prendere parte ad un evento organizzato per residenti)

B. L’esperienza dell’HCP deve essere tale da trarre beneficio dall’evento organizzato da terzi.

C. La TPEC (Third Party Educational Conferences, Conferenze Formative organizzate da terzi) alla quale un HCP è chiamato a partecipare deve essere direttamente inerente al campo di assistenza sanitaria nel quale si trova ad operare

D. Come linea generale, l’HCP deve risiedere nel paese nel quale ha luogo la TPEC a meno che (1) la maggioranza degli HCP partecipanti non risieda nel paese nel quale si svolge la TPEC, o (2) i requisiti formativi richiesti all’HCP possono essere soddisfatti solo in una TPEC tenuta al di fuori del paese di residenza dell’HCP.

E. Stryker non sponsorizzerà la partecipazione di un HCP a una TPEC qualora il tema di tale conferenza sia sostanzialmente simile a quello dei corsi formativi sui prodotti forniti direttamente da Stryker nel paese di residenza dell’HCP

F. Il numero di HCP che partecipano a una particolare TPEC provenienti da un singolo ospedale o paese deve essere ragionevolmente limitato

G. La selezione deve avvenire in modo equo.

H. Stryker non deve essere a conoscenza di alcuna questione relativa all’ integrità o indipendenza dell’HCP

I. Non è permessa alcuna sponsorizzazione a beneficio degli ospiti degli HCP

J. In relazione agli eventi organizzati da terzi, è possibile che secondo il programma si renda necessario il pernottamento dell’HCP. In questo caso il Distributore può coprire i costi relativi alla sistemazione dell’HCP per tutto il periodo in cui è necessaria la sua presenza per motivi formativi. (ad.es. a partire non prima della notte precedente l’evento e non dopo la notte successiva al giorno di chiusura dell’evento)

K. La sponsorizzazione della partecipazione degli HCP agli eventi organizzati da terzi può avere luogo esclusivamente a fronte della presentazione di un invito scritto da inviare all’HCP. L’invito deve essere rispedito al Distributore debitamente firmato dall’HCP entro dieci (10) giorni dal ricevimento dello stesso e almeno tre (3) giorni prima dell’inizio dell’evento al fine di poter fornire ogni supporto. Nell’invito, che deve essere necessariamente firmato dall’HCP, il partecipante dovrà dichiarare che la sua presenza in occasione dell’evento e il supporto ottenuto dal Distributore non sono correlati all’attività del Distributore e che non sussiste alcuna richiesta o aspettativa che l’HCP utilizzi o sostenga l’uso di prodotti Stryker. L’invito inoltrato all’HCP dovrà specificare il suo obbligo (e la sua accettazione di tale obbligo) di certificare la sua avvenuta presenza e partecipazione all’evento come condizione per ottenere il benefit a lui spettante sotto forma di pagamento. L’HCP dovrà inviare tale certificazione entro trenta (30) giorni dalla data dell’evento. In caso di mancata presentazione della certificazione dovuta entro il termine stabilito, il Distributore avrà la facoltà di richiedere il rimborso di tutti gli importi già versati all’HCP o per conto dell’HCP per l’evento organizzato e si asterrà dall’effettuare ulteriori pagamenti a favore dell’HCP.