Política de Viajes y Alojamiento para Canales Indirectos/Profesionales Sanitarios y Funcionarios
1. Desplazamiento aéreo
a) Período de viaje. El Canal Indirecto no puede proporcionar desplazamientos aéreos que den lugar a una estancia que supere la duración oficial del Evento. El Profesional Sanitario no puede volar a destino con anterioridad a la víspera del inicio del Evento ni marcharse más tarde del día siguiente a la fecha en que termine el Evento.
b) Desplazamiento personal. El Canal Indirecto no podrá facilitar (p. ej. organizar, reservar, pagar), ni por sí mismo ni mediante sus terceros proveedores de servicios, ningún gasto de desplazamiento personal que realice o contraiga el Profesional Sanitario o Funcionario.
c) Clase del viaje. La máxima categoría permitida para desplazamientos de Profesionales Sanitarios / Funcionarios es:
d) Todos los desplazamientos deben reservarse en compañías áreas comerciales.
2. Alojamiento
El alojamiento puede proporcionarse a Profesionales Sanitarios/Funcionarios siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
a) Duración de la estancia. El alojamiento y otras formas de hospitalidad asociadas no podrán exceder de la duración oficial del Evento. Cualquier estancia adicional no debe exceder la noche previa al comienzo del Evento ni superar la noche del día en que el Evento termina.
b) Alojamiento razonable. El alojamiento es razonable si el hotel tiene hasta 4 estrellas y no está destinado principalmente al ocio (balnearios, clubes de golf, resorts, boutiques). Como norma general se reservarán habitaciones standard para una persona y en tarifa razonable. Hoteles de 5 estrellas o de percepción lujosa deben evitarse.
c) Ubicación adecuada. El hotel deberá estar situado en las proximidades de la ubicación donde tenga lugar el Evento. La imagen percibida del lugar no debe ser ostentosa, orientado a turismo vacacional o el de una ubicación vinculada a actividades lúdicas (por ejemplo, resort vacacional o estación de esquí). El hotel deberá ser pre-pagado por el Canal Indirecto. El Profesional Sanitario / Funcionario es responsable de garantizar cualquier gasto adicional durante la estancia.
3. Comidas con Profesionales Sanitarios
Se pueden proporcionar comidas a Profesionales Sanitarios / Funcionarios siempre que:
a) Necesidad legítima. Cualquier comida proporcionada debe ser en el ámbito del Evento. Las comidas no deben servir para un fin lúdico ni ostentoso.
b) Razonables y modestas. Todas las comidas pagadas u ofrecidas a los Profesionales Sanitarios / Funcionarios deben ser esporádicas, modestas y razonables en la zona local (es decir, no en un restaurante de lujo o de primera categoría, y sin complementos de entretenimiento). A modo orientativo, se proporciona un detalle de los límites razonables por país en el siguiente cuadro.
c) Comidas ocasionales. Las comidas deben ser ocasionales y no celebrarse con más frecuencia de la necesaria. Por ejemplo, es inadecuado fijar una cena semanal con un Profesional Sanitario / Funcionario.
d) Subordinadas al contenido. Las comidas deben ser subordinadas a la finalidad principal de las mismas.
e) Ubicación adecuada. La ubicación debe facilitar la discusión y el intercambio de información productiva y eficiente o el contenido comercial. Para grupos numerosos se considera adecuado utilizar reservados. En ningún caso podrán incluir, ni siquiera parcialmente, Actividades Lúdicas (p.ej. espectáculos musicales, actuaciones, exposiciones artísticas, eventos deportivos, catas, etc.). Ubicaciones adecuadas se consideran una sala de conferencias, un reservado o mesa tranquila de un restaurante, las oficinas o lugar de trabajo de los Profesionales Sanitarios, etc.
f) Sin actividades lúdicas. La comida ofrecida no debe ser parte o contra con ninguna actividad recreativa o lúdica.
g) Interés profesional genuino. El Canal Indirecto únicamente se hará cargo de las comidas de los participantes activos en las Reuniones de Negocio o Evento, nunca de terceros sin un interés legítimo en participar.
h) Costes de alquiler de sala o equipamiento. Los costes asociados, incluido el alquiler de sala y equipo audiovisual deben desglosarse de manera clara y separados del coste de la comida,
i) Rondas. Una comida con fin profesional (sea desayuno, comida o cena) no debería celebrarse en más de dos ubicaciones por comida. No es aceptable ir de ronda de bares o restaurantes con un Profesional Sanitario / Funcionario.
j) Bebidas. Ocasionalmente puede ser apropiado tomar una consumición con un Profesional Sanitario / Funcionario en relación con un Evento. Deben considerarse aspectos como el lugar, la cantidad y el precio de la consumición para determinar si es adecuado y evitar que se dé una percepción de acto social en lugar de profesional. A partir de 2018 las empresas no podrán en ningún caso hacerse cargo de bebidas alcohólicas, excepto vino y/o cerveza durante la comida.
4. Transporte terrestre
El Canal Indirecto podrá proporcionar viajes de ida y vuelta por transporte terrestre, dentro de lo razonable, cuando sea necesario para que el Profesional Sanitario asista al Evento. El transporte terrestre podrá incluir servicios de taxi o automóvil. Si el Profesional Sanitario / Funcionario utiliza su automóvil personal, se permite pagar la tarifa de reembolso de kilometraje reglamentaria y comúnmente aceptada.
En Europa se permite hasta el viaje en tren de cercanías de primera clase si la duración es superior a 2 horas. Se permite el alquiler de coche de categoría media.
El Canal Indirecto podrá pagar por cargos de aparcamiento contraídos por el Profesional Sanitario / Funcionario durante el tiempo de desarrollo del Evento,
5. Gastos personales y de entretenimiento
Los gastos personales son responsabilidad personal del Profesional Sanitario / Funcionario por lo que no se deben reembolsar. Entre estos figuran, a título meramente enunciativo: gastos de minibar y demás gastos adicionales.
El servicio de lavandería solo será reembolsable cuando se contraiga dicho gasto como parte de Evento de extensión considerable (una semana o más).
Los gastos de entretenimiento son responsabilidad personal del Profesional Sanitario. El Canal Indirecto no puede facilitar el acuerdo, la reserva o el pago de ningún servicio de entretenimiento para el Profesional Sanitario. Entre estos figuran, a título meramente enunciativo, actividades de esquí, golf, tenis, navegación deportiva, museos, visitas turísticas, excursiones por ciudades, así como eventos deportivos y culturales.
6. Gastos para cónyuges y demás invitados de un Profesional Sanitario / Funcionario
El Canal Indirecto (o cualquier otra persona o empresa que represente a al Canal Indirecto como empleados, subcontratados o agencia de viajes) no podrán facilitar (p. ej. organizar, reservar o pagar) ningún gasto de desplazamiento, alojamiento ni de otro tipo a cónyuges, hijos/as ni demás invitados personales de un Profesional Sanitario.