1 Podróż lotnicza

1. Okres podróży. Organizacja podróży lotniczej pracowników służby zdrowia (PSZ)/urzędników administracji publicznej (UAP) w celu uczestnictwa w wydarzeniu nie powinna obejmować okresu wykraczającego poza czas trwania wydarzenia. PSZ/UAP nie powinni lecieć wcześniej niż na jeden dzień przed rozpoczęciem wydarzenia, ani odbywać lotu powrotnego później niż następnego dnia po zakończeniu wydarzenia.
2. Podróż prywatna. Pośredni kanał nie może samodzielnie załatwiać (np, organizować, rezerwować, opłacać) podróży prywatnych i pokrywać kosztów prywatnych podróży PSZ/UAP, ani zlecać takich czynności usługodawcom zewnętrznym.
3. Klasa podróży. Najwyższa dopuszczalna klasa podróży lotniczych PSZ/UAP
4. Rodzaj podróży lotniczej Najwyższa dopuszczalna klasa podróży PSZ/UAP
5. Czas trwania lotu* < 6 godzin ekonomiczna/U.S. coach
6. Czas trwania lotu* >= 6 godzin   biznes
7. *wraz z przesiadkami.
8. Wszystkie loty należy rezerwować u komercyjnych przewoźników lotniczych.

2 Zakwaterowanie

1. PSZ/UAP można zapewnić zakwaterowanie, jeżeli spełnione są następujące warunki:
2. Czas trwania pobytu. Można zapewnić zakwaterowanie wyłącznie na liczbę nocy konieczną do udziału PSZ/UAP w wydarzeniu. Pobyt powinien rozpocząć się nie wcześniej niż na jedną noc przed rozpoczęciem wydarzenia, a zakończyć się nie później niż po nocy następującej po zakończeniu wydarzenia.
3. Odpowiednie hotele. Hotel powinien być przyzwoity, ale skromny (zakwaterowanie zasadniczo w standardowym pokoju jednoosobowym o racjonalnej stawce). Zazwyczaj za odpowiednie uważa się hotele 4-gwiazdkowe. Należy unikać hoteli 5-gwiazdowych uważanych za luksusowe oraz hoteli o najwyższym standardzie.
4. Odpowiednie lokalizacje. Hotel powinien być położony w bezpośredniej bliskości miejsca, w którym odbywa się wydarzenie. Hotel nie powinien znajdować się w miejscu znanym przede wszystkim jako kurort lub ośrodek wypoczynkowy (np. kurort narciarski lub nadmorski). Pokoje hotelowe wraz z podatkiem zasadniczo są opłacane z góry przez pośredni kanał.  PSZ/UAP powinien posiadać kartę kredytową na wypadek nieprzewidzianych wydatków.

3 Posiłki

1. PSZ/UAP można zapewnić posiłki, jeżeli spełnione są następujące warunki:
2. Uzasadniona potrzeba biznesowa Posiłki zapewnia się w związku z wydarzeniem. Posiłki nie mogą mieć związku ze specjalnymi okazjami (jak kolacje w celu świętowania sukcesu).
3. Racjonalność i skromność. Posiłek powinien być racjonalny i skromny (nie może odbywać się w luksusowej restauracji). Należy uwzględnić wygląd i wizerunek restauracji/wydarzenia oraz postrzeganie jej przez opinię publiczną. Ilustracja 1 przestawia limity dotyczące posiłków PSZ przyjęte przez Stryker - są zgodne z ww. wymogami.
4. Okazjonalność. Posiłek ma charater okazjonalny i nie odbywa się częściej niż to konieczne. Przykładowo niewłaściwe będzie umawianie się na regularne, cotygodniowe kolacje z PSZ/UAP.
5. Podporządkowanie treści Posiłek jest podporządkowany czasowo treści wydarzenia (trwa krócej niż wydarzenie i jest mniej istotny).
6. Odpowiednie miejsce. Lokalizacja i miejsce posiłku ma sprzyjać przekazywaniu treści naukowych, edukacyjnych lub handlowych. Dla większych grup warto rozważyć rezerwację osobnej sali. Miejsca, w których odbywają się dansingi, koncerty na żywo, wydarzenia sportowe na żywo lub inne wydarzenia i charakterze rozrywkowym nie są odpowiednie.  Do odpowiednich miejsc należą hotelowe sale konferencyjne, prywatne sale restauracyjne lub ustronne stoliki w restauracji, obiekcie Stryker lub biurze PSZ/UAP.
7. Bez wydarzeń o charakterze rozrywkowym. Posiłki nie powinny być częścią wydarzenia rozrywkowego lub rekreacyjnego.
8. Rzeczywiste zainteresowanie zawodowe. Posiłki zapewnia się PSZ/UAP rzeczywiście zainteresowanym zawodowo udziałem w wydarzeniu. Nie zapewnia się posiłków dla małżonków, gości lub pracowników PSZ/UAP ani jakimkolwiek innym osobom, które nie są rzeczywiście zainteresowane zawodowo wydarzeniem.
9. Koszty sali i sprzętu audiowizualnego Koszty powiązane, takie jak koszty wynajmu sali i sprzętu audiowizualnego należy wyraźnie oddzielić od kosztów posiłku.
10. Zakaz krążenia po barach. Posiłek biznesowy (kolacja, lunch lub śniadanie) nie powinien odbywać się w więcej niż dwóch miejscach (na jeden posiłek). Rundy po barach z PSZ/UAP nie są dopuszczalne.
11. Drinki. Okazjonalnie dopuszcza się wypicie drinka z PSZ/UAP w związku z wydarzeniem. Rozważając miejsce oraz liczbę spożywanych drinków należy uważać, aby nie stworzyć wrażenia, że jest to spotkanie towarzyskie.

4 Transport naziemny

1. Pośredni kanał może zapewnić powrotny transport naziemnym na potrzeby uczestnictwa PSZ/UAP w wydarzeniu.  Transport lądowy może obejmować przejazd taksówką lub samochodem. W przypadku gdy PSZ/UAP używa prywatnego samochodu, pośredni kanał może zwrócić mu koszt podróży według powszechnie przyjętej stawki za kilometr.
2. W Europie dopuszcza się przejazdy pociągiem podmiejskim nawet w pierwszej klasie.
3. Dopuszcza się wypożyczenie samochodu klasy średniej.
4. Pośredni kanał może pokryć koszt parkingu poniesiony w związku z udziałem PSZ/UAP w wydarzeniu.

5 Wydatki osobiste i wydatki na rozrywkę

1. Wydatki osobiste pokrywa PSZ/UAP we własnym zakresie. Zaliczają się do nich między innymi: koszty korzystania z minibaru, kina i nieprzewidziane drobne wydatki.
2. Zwrot wydatków na usługi pralnicze przysługuje jedynie wówczas, gdy wydatki te są ponoszone w związku z wydarzeniem (trwającym tydzień lub dłużej).
3. Wydatki na rozrywkę pokrywa PSZ/UAP we własnym zakresie. Pośredni kanał nie może angażować się w organizację rozrywki dla PSZ/UAP, ani pokrywać związanych z tym wydatków.  Do rozrywek zaliczają się: jazda na nartach, golf, tenis, pływanie jachtem, wizyty w muzeach, zwiedzanie, zwierzanie z przewodnikiem, sport i wydarzenia kulturalne.

6 Wydatki na małżonków lub gości PSZ/UAP

1. Pośredni kanał (lub dowolna inna osoba bądź spółka reprezentująca pośredni kanał - np. biuro podróży) nie może załatwiać (organizować, rezerwować, opłacać) podróży, zakwaterowania lub innych wydatków małżonków, dzieci lub gości PSZ/UAP lub jakiejkolwiek innej osoby, która nie jest zawodowo zainteresowana informacjami przekazywanymi podczas wydarzenia.